Metode Melaksanakan Pemberkasan Arsip

Dalam aktivitas pengarsipan, bisa dicoba dengan tata cara berikut:

Pengecekan, merupakan aktivitas mengecek arsip yang hendak ditaruh. Bebeapa perihal yang wajib diperhatikan merupakan:

1) Apakah telah terdapat diposisi simpan

2) Apakah lampiran- lampiran( bila terdapat) telah lengkap

3) Apakah hendak disatukan dengan suratnya( bila terdapat pesan) ataupun dipisahkan sebab wujud fisiknya mengharuskan begitu.

Setelah arsip diberkas, lalu disimpan dalam kardus arsip agar terjaga kualitas nya.

Pengindeksan, merupakan aktivitas memutuskan tutur ambil dari arsip yang hendak ditaruh. Determinasi tutur ambil ini terkait metode pemberkasan yang dipakai. Pada sistem alfabetis tutur tangkapnya merupakan julukan( orang, tubuh upaya, nstansi dsb.). Tutur ambil pada sistem numerik merupakan isyarat nilai, tutur ambil pada badan yang telah mempunyai pengelompokan arsip merupakan isyarat pengelompokan. Aturan metode dalam determinasi indikator antara lain:

1) Indikator wajib pendek, nyata mewakli isi arsip

2) Indikator wajib memiliki arti tunggal, tidak ganda

3) Tutur yang dipakai wajib telah lazim

4) Fleksibel buat kemajuan selanjutnya

5) Indikator wajib tutur barang ataupun yang dibendakan

Pengkodean, merupakan kegatan pemberian ciri ataupun isyarat yang menggantikan arsip yang hendak membuktikan pada tempat yang sangat cocok dalam file. Dengan isyarat itu aparat bisa mensortir ataupun menaruh arsip cocok kelompoknya .

Pembuatan tuding menunjuk silang( Cross reference). Tuding menunjuk silang dipergunakan bila:

1) Terdapat arsip yang memiliki 2 permasalahan ataupun lebih

2) Bila terdapat pergantian julukan( orang, badan ataupun industri, julukan tempat dsb.)

3) Bila terdapat pesan yang lampirannya bukan ialah pesan, semacam: disket, novel dsb.

Tuding menunjuk silang pada dasarnya ialah memo supaya bisa mendapatkan data arsip bagus dengan cara langsung( internal file) atau tidak langsung( dampingi file).

Tuding menunjuk silang langsung merupakan membuktikan ketergantungan data arsip dari file itu sendiri( internal file) sebab file itu ditatap butuh memakai ciri( X), atyau dengan sebutan“ Amati( See)”.

Tuding menunjuk silang tidak langsung membuktikan ketergantungan data arsip dengan file ataupun arsip lain, umumnya memakai ciri( XX), ataupun dengan sebutan amati pula( See also),

Ilustrasi: Pesan dari ANRI mengenai Diklat Kearsipan yang diarahkan pada sesuatu lembaga bisa diketahui dengan: Diklat Kearsipan( selaku subyek) ataupun dengan ANRI( asal arsip).